在日常工作与学习中，我们经常需要通过电子邮件来发送文档、报告等文件，Microsoft Word 作为一款广泛使用的文本处理软件，提供了便捷的邮件发送功能，下面将详细介绍如何使用 Word 发送邮件，包括准备工作、操作步骤以及一些常见问题的解答。

准备工作

安装 Microsoft Word：确保你的电脑已经安装了 Microsoft Word，并且是较新的版本，因为不同版本的界面和功能可能会略有差异。

配置电子邮件账户：在开始之前，你需要有一个有效的电子邮箱地址，并且在 Word 中进行账户配置，打开 Word，点击“文件”选项卡，选择“选项”，在弹出的对话框中选择“邮件”选项卡，然后点击“显示邮件合并工具栏”，按照提示输入你的邮箱账号、密码等信息完成配置。

操作步骤

1、创建或打开文档

如果你要发送的是一个新的文档，直接在 Word 中创建并编辑内容。

如果是已有的文档，在 Word 中打开该文档。

2、完成文档编辑后

检查文档的内容、格式、排版等是否准确无误，确保没有遗漏或错误。

3、点击“邮件合并”选项卡

在 Word 的功能区中找到并点击“邮件合并”选项卡。

4、选择“电子邮件”选项

在“邮件合并”选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮，选择“电子邮件”。

5、选择收件人

此时会弹出“选择收件人”对话框，你可以选择已有的联系人列表（如果有提前设置好的联系人名单），也可以手动输入收件人的邮箱地址，如果选择手动输入，每输入一个邮箱地址后，点击“新建条目”按钮，可继续输入下一个收件人信息。

6、撰写邮件内容

点击“下一步：撰写电子邮件”按钮，进入邮件撰写页面，在“收件人”框中会自动填充你选择的收件人地址，“主题”框可用于输入邮件的主题，如“项目报告 [具体日期]”，在正文区域，你可以像撰写普通邮件一样编写邮件内容，提及文档的相关说明或者问候语等。

7、插入附件（即当前 Word 文档）

点击“插入附件”按钮，在弹出的对话框中找到你要发送的 Word 文档，选中它并点击“插入”，这样，该文档就会作为邮件的附件一起发送出去。

8、预览邮件

在发送邮件之前，建议使用“预览结果”功能查看邮件的最终呈现效果，确保一切符合预期。

9、发送邮件

确认无误后，点击“发送”按钮，Word 会自动启动默认的邮件客户端（如 Outlook 等），并将邮件发送出去。

注意事项

邮件大小限制：不同的邮箱服务提供商对邮件附件的大小有不同的限制，一般建议将附件大小控制在合理范围内，以免发送失败，如果文档过大，可以考虑压缩文件或者使用云存储服务分享链接等方式。

格式兼容性：确保你的 Word 文档格式在不同的设备和邮件客户端上能够正常显示和阅读，避免出现格式错乱的情况，可以尽量使用常见的字体和排版方式。

相关问答 FAQs

问题一：如果我不想使用默认的邮件客户端发送，可以更改设置吗？

答：可以，在 Word 的“选项”对话框中的“邮件”选项卡里，有“电子邮件账户”区域，你可以点击“电子邮件设置”按钮，在弹出的对话框中选择“显示电子邮件程序”下拉菜单，从中选择你想要使用的邮件客户端程序即可，不过需要注意的是，部分非默认的邮件客户端可能在某些功能上与 Word 的集成不够完善，可能会出现一些小问题。

问题二：我发送邮件后发现附件忘记添加了，怎么办？

答：如果邮件刚刚发送不久，你可以尽快登录到发件邮箱，找到已发送邮件的记录，查看是否有撤回邮件的功能（部分邮箱支持在一定时间内撤回已发送邮件），但如果已经超过了可撤回时间或者邮箱不支持该功能，就只能重新发送一封带有正确附件的邮件，并向收件人说明情况，为了避免类似情况再次发生，在发送邮件前一定要仔细检查附件是否添加完整。

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内容摘自：https://news.huochengrm.cn/cygs/24186.html