操作前准备

使用复印机前，需确认设备处于通电状态，并检查电源线是否稳固连接，部分复印机开机后需要预热1-3分钟，在此期间请勿频繁按键或强行启动，提前准备好需复印的纸质文件，确保纸张平整、无折痕或破损，避免卡纸风险，若需复印特殊尺寸（如A3、B5等），应调整纸盒挡板至对应位置。

基础操作步骤

1、放置原稿

打开复印机盖板，将文件正面朝下放置在扫描玻璃板上，对齐左上角标记线，若使用自动输稿器（ADF），则将文件正面朝上放入进纸槽，调整导纸板至合适宽度，注意：原稿边缘不可超过设备标注的最大范围。

2、选择复印参数

通过控制面板设置所需参数：

复印份数：使用数字键输入数量，建议逐次少量复印，避免误操作浪费纸张。

缩放比例：默认设置为100%（原尺寸），可按需调整为放大或缩小，例如将A4缩至A5。

浓度调节：原稿字迹较浅时，可调高浓度；若纸张泛黄或背景有图案，则降低浓度。

双面复印：启用“双面到双面”功能，需确认设备支持该模式，并检查纸盒内是否已装入足够纸张。

3、启动复印

按下“开始”键，等待设备完成扫描及输出，首次使用建议先复印1份测试效果，确认无误后再批量操作，若复印过程中出现异常响动或报错代码，立即按下“停止”键排查问题。

应对常见问题

卡纸处理

卡纸是复印机最常见故障，操作时需先关闭电源，打开侧板或后盖，沿出纸方向缓慢抽出卡住纸张，切勿强行拉扯，以免残留碎屑引发二次故障，若纸张断裂，可用镊子小心清除，完成后重启设备测试。

复印质量差

若复印件出现黑线、模糊或斑点，可能原因包括：

- 扫描玻璃板或ADF滚轮脏污：用无纺布蘸取少量玻璃清洁剂擦拭。

- 碳粉不足或分布不均：摇晃硒鼓（仅限非芯片型号）或更换新碳粉盒。

- 纸张受潮：更换干燥纸张，并将存储环境湿度控制在40%-60%。

设备报错代码

不同品牌复印机的错误代码含义各异，佳能“E013”表示纸盒尺寸设置错误，理光“SC542”代表定影单元故障，建议查阅设备说明书或联系官方客服获取解决方案，避免自行拆解导致保修失效。

节能与维护技巧

1、合理使用节能模式

多数复印机支持休眠模式，可在15分钟无操作后自动降低功耗，长期不使用时，建议完全断电，但需注意：频繁开关机可能缩短设备寿命，每日使用间隔超过8小时再彻底关闭电源。

2、定期保养

清洁外部：每周用干布擦拭机身，通风口处可用软毛刷清理灰尘。

更换耗材：碳粉盒、硒鼓、定影膜等部件需按提示及时更换，第三方耗材价格较低，但可能影响打印效果，甚至损伤设备，建议优先选择原厂配件。

专业维护：每6个月联系售后进行内部除尘与参数校准，尤其是使用频率高的办公场景。

安全注意事项

- 勿在复印机顶部放置重物或水杯，避免设备变形或液体渗入。

- 操作时若闻到焦糊味或发现冒烟，立即断电并联系维修人员。

- 碳粉属于有害物质，更换时需佩戴口罩，避免直接接触皮肤或吸入粉尘。

个人观点

作为从业多年的办公设备管理者，我认为用户常忽视的细节在于“预操作检查”，未确认纸盒尺寸直接启动复印，导致纸张浪费；或长期不清洁扫描仪，影响输出质量，正确习惯是：每次使用前花10秒检查设备状态，可减少80%以上的突发故障，建议企业为高频使用的复印机配置专人维护，相比故障维修，预防性保养的成本效益更高。