在处理文档时，我们经常会遇到文件大小限制的问题，尤其是在需要通过电子邮件发送附件、上传到某些平台或者满足特定的存储要求时，对于Microsoft Word文档来说，虽然它们通常不会占用太多空间，但当包含大量图像、图表或嵌入对象时，文件大小可能会迅速增加，下面将介绍几种有效的方法来压缩Word文档，确保其大小在20MB以下。

方法一：优化图片和图形

1、压缩图片：Word提供了内置的图片压缩功能，选中要压缩的图片，然后点击“格式”选项卡下的“压缩图片”，你可以选择应用到当前图片或整个文档的所有图片，选择“电子邮件（96 ppi）”或更低的分辨率，可以显著减少图片的文件大小。

2、裁剪与调整尺寸：图片的一部分并不是必须的，使用“裁剪”工具去除不必要的部分，或者调整图片尺寸以适应页面布局，也能有效减小文件大小。

3、转换格式：如果可能，将高分辨率的图像转换为较低分辨率的格式（如JPEG），因为PNG等无损格式虽然保持高质量，但文件较大。

4、使用矢量图：对于简单的图形和图标，考虑使用SVG等矢量图形格式，这些格式在缩放时不会损失质量，且通常比位图小得多。

方法二：减少嵌入对象和链接到文件

1、避免嵌入大文件：尽量不要直接在Word文档中嵌入大型PDF或其他类型的文件，如果必须包含，请尝试使用超链接指向外部文件。

2、删除不必要的嵌入对象：检查文档中是否有不再需要的嵌入对象（如旧版本的图片、视频等），并安全地删除它们。

方法三：简化格式和内容

1、使用样式而非手动格式：尽量利用Word的样式功能来统一文本格式，而不是手动设置字体、颜色等，这样可以减少文档的总体大小。

2、减少冗余信息：仔细审阅文档，移除不必要的空格键、空行或重复的内容。

3、精简表格：如果文档中包含大型表格，考虑是否可以简化表格结构，合并单元格，或只保留关键数据。

方法四：分拆文档

分割长篇文档：如果文档内容非常庞大，可以考虑将其拆分成多个较小的部分，每个部分作为一个单独的文件保存，这样不仅便于管理，也能更容易控制每个文件的大小。

方法五：使用第三方工具

在线压缩服务：市面上有许多在线工具可以帮助进一步压缩Word文档的大小，但使用时需注意个人隐私和数据安全。

示例表格：压缩前后对比

项目	原始大小 (MB)	压缩后大小 (MB)	节省空间 (%)
图片优化	15	5	67%
移除嵌入对象	20	12	40%
简化格式	30	18	40%
分拆文档	50	25	50%

FAQs

Q1: 如果我已经尝试了上述所有方法，但文档仍然超过20MB怎么办？

A1: 如果文档依然过大，可能需要更深入地分析文档内容，比如检查是否有隐藏的大尺寸元素未被发现，或者考虑是否可以通过重新设计文档结构（如使用摘要页代替详细报告）来进一步减小文件大小，也可以考虑使用专业的PDF压缩软件对最终的PDF版本进行二次压缩。

Q2: 压缩文档会影响文档的质量吗？

A2: 这取决于具体的压缩方法和设置，合理地调整图片分辨率和格式、删除不必要的嵌入对象以及简化格式等操作，能够在不明显降低文档质量的前提下有效减小文件大小，过度压缩可能会导致图片模糊不清或丢失细节，因此在压缩过程中找到平衡点非常重要，建议在完成压缩后仔细检查文档，确保所有关键信息仍然清晰可读。

各位小伙伴们，我刚刚为大家分享了有关word怎么压缩到20M以下的知识，希望对你们有所帮助。如果您还有其他相关问题需要解决，欢迎随时提出哦！

内容摘自：https://news.huochengrm.cn/cydz/19805.html