在日常办公和学习中，Word 文档的批注与修改是团队协作、论文撰写以及各类文案编辑不可或缺的环节，它不仅能帮助我们清晰地记录修改意见，还能让文档的流转和修订过程更加规范高效，以下将详细介绍如何在 Word 文档中进行批注与修改，并通过表格对比不同操作方式的特点，同时在文章末尾附上相关问答FAQs。

Word 文档批注与修改的基础操作

（一）打开批注功能

1、在 Word 文档中，点击“审阅”选项卡。

2、在“审阅”选项卡中找到“新建批注”按钮，其图标通常为一个带有笔和气球的图案，点击该按钮后，页面边缘会出现批注框，此时即可开始输入批注内容。

（二）添加批注

1、将光标定位到需要批注的文本位置。

2、再次点击“新建批注”按钮，在弹出的批注框中输入具体的意见或建议。“此处数据不够准确，请核对原始资料。”

3、输入完成后，可点击文档其他位置继续添加批注，或者点击“关闭”按钮结束当前批注操作。

（三）查看批注

1、点击“审阅”选项卡中的“上一条”或“下一条”按钮，可在各个批注之间快速切换查看。

2、若要查看所有批注的汇总信息，可在“审阅窗格”中查看，其中详细列出了每条批注的位置、作者（如果有多人协作）、批注内容等。

（四）删除批注

当不再需要某条批注时，可将光标定位到该批注所在的文本位置，然后点击“审阅”选项卡中的“删除”按钮（位于“新建批注”按钮旁边），在弹出的确认对话框中选择“确定”即可删除相应批注。

（五）修改批注

双击需要修改的批注，进入编辑状态后即可对原有批注内容进行修改，修改完成后点击批注框外部区域退出编辑状态。

Word 文档修改的操作方法

（一）直接修改

1、选中需要修改的文本内容。

2、直接进行文字的增删、替换等操作，被修改的部分会以不同颜色（通常是红色）显示，以便与其他原文本区分开来，这种颜色标记称为“修订标记”，可以在“审阅”选项卡中设置其显示方式和颜色偏好。

（二）接受或拒绝修改

1、当有多个修订版本需要整合时，可使用“接受”或“拒绝”功能来选择是否保留某项修改。

点击“审阅”选项卡中的“接受”按钮（分为“接受并移到下一条”和“接受修订”），文档将应用当前选定的修订内容，并根据选择移动到下一条修订或停留在当前位置。

若不想采用某些修改，可点击“拒绝”按钮（同样有“拒绝并移到下一条”和“拒绝修订”），文档将保持原状，并跳转或留在当前位置。

操作方式	特点	适用场景
直接修改	操作简单直观，适用于个人对文档的初步编辑	个人撰写初稿后的自查自纠
接受/拒绝修改	能灵活选择整合不同修订内容，保证文档最终版本的质量	多人协作完成初稿后的统一整合

相关问答FAQs

问题 1：如果多人对同一 Word 文档进行批注和修改，如何区分不同人的批注和修订？

答：在 Word 中可以设置不同的用户名来区分不同人的批注和修订，点击“审阅”选项卡中的“修订”按钮旁边的小箭头，选择“更改用户信息”，在弹出的对话框中输入用户名等信息，这样，在后续的批注和修订记录中就会显示相应的用户名，便于区分不同人的操作。

问题 2：如何快速查看所有批注和修订的汇总信息？

答：可以通过“审阅窗格”快速查看所有批注和修订的汇总信息，点击“审阅”选项卡中的“审阅窗格”按钮，在其下拉菜单中选择合适的视图模式（如“垂直”或“水平”），即可在窗格中看到所有批注和修订的详细信息，包括位置、作者、日期、内容等，方便进行整体的审查和管理。

各位小伙伴们，我刚刚为大家分享了有关word文档怎么批注修改的知识，希望对你们有所帮助。如果您还有其他相关问题需要解决，欢迎随时提出哦！

内容摘自：https://news.huochengrm.cn/cyzx/21053.html